Ein kleiner Knigge für Präsenz vs. Digital Meetings

Für persönliche Kundentermine gibt es bestimmte Regeln an die wir uns halten sollten wie z. B. pünktlich, entsprechend gekleidet, aufmerksam, höflich und respektvoll sein. Wie ist es denn wenn wir – wie jetzt aufgrund von Corona - vorerst keine Kundentermine vor Ort wahrnehmen dürfen und Online-Meetings  das Mittel der Wahl sind? Nachfolgend haben wir ein paar kleine Tipps, wie auch im Homeoffice ein erfolgreiches Meeting aussehen kann.

Die richtige „Räumlichkeit“ wählen

Bei einem persönlichen Kundentermin hat man für gewöhnlich einen Besprechungsraum, welcher meist mit Getränken und Keksen eingedeckt ist. Das technische Equipment ist vorbereitet und man ist in der Regel ungestört. 

Im Homeoffice sieht das ganz anders aus. Getränke und Snacks werden selbst mit an den Bildschirm gebracht. Dabei ist es wichtig, dass der für den Kunden sichtbare Bereich ordentlich und ohne große Ablenkung ist. Wenn dies der Homeoffice-Platz nicht hergeben kann, könnt ihr bei den meisten Konferenz-Tools einen virtuellen Hintergrund wählen oder euren „unscharf“ machen. Es sollte darauf geachtet werden, dass Kollegen oder auch Familienmitglieder nicht im Hintergrund zu sehen oder zu hören sind. Auch das Essen eines Kekses ist zu vermeiden, da man dies über das Mikrofon sehr gut hören kann. 

Vorbereitung

Um bei einem persönlichen Kundentermin einen guten Eindruck zu hinterlassen, muss im Vorfeld zeitlich, dass ein oder andere vorbereitet werden. Es sollte z.B. der Raum im Vorfeld gelüftet, der Tisch eingedeckt und die technischen Voraussetzungen geschaffen sein. Im Homeoffice empfiehlt es sich ebenfalls, dass man sich im Vorfeld darüber Gedanken macht, was für die Teilnahme an dem bevorstehenden digitalen Meeting alles vorbereitet werden müsste. In diesem Zusammenhang sollte geprüft werden, ob das Bild, der Ton und das Mikrofon einwandfrei funktionieren.  Das rechtzeitige überprüfen der Verbindung ist eine wichtige Grundvoraussetzung, damit kann sichergestellt werden, dass man überpünktlich an dem digitalen Meeting teilnehmen kann.   

Deutlich Sprechen

Beim einem persönlichen Gespräch ergibt sich das Tempo und die Art der Sprache durch die Dynamik im Termin. Da man sich „life“ gegenübersitzt ist dies eine eher gewöhnliche Situation. 
In einem digitalen Meeting, darf man den technischen Aspekt nicht vernachlässigen. Man befindet sich nur „virtuell“ in einem Raum. Dadurch kann es sein, dass man schlechter verstanden wird. Man sollte auf eine deutliche Aussprache in angemessener Geschwindigkeit und Lautstärke achten. Es ist auch durchaus erlaubt seinen Gesprächspartnern mitzuteilen, wenn man einen nicht gut verstehen kann. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Hände nicht vor dem Mund liegen.

Geräuschkulisse

Bei einem persönlichen Termin ist bei der Wahl des Besprechungsraumes darauf zu achten, dass im Hintergrund keine störenden Geräusche zu hören sind und man sich auf das Gespräch konzentrieren kann.
Bei einem digitalen Meeting gibt es die Möglichkeit das Mikrofon auf „stumm“ zu stellen. Bei dieser Funktion kann man selbst noch die Gespräche hören aber die Gesprächspartner können einen selbst nicht hören. Der Hintergrundlärm ist erst dann wieder zu hören, wenn man wieder was sagen möchte. Die Hintergrundlärm-Klassiker sind: Waschmaschine, Kaffeevollautomat oder schreiende Kinder.  
Generell sollte man während eines digitalen Meetings auf folgende Dinge verzichten: Essen/ Kauen, Emails schreiben, aufstehen und rumlaufen oder Kaffee kochen.  
Bei längeren Sprechpausen empfiehlt es sich daher das Mikrofon auf „stumm“ zu stellen. Störend kann nämlich auch das laute Atmen sein.

Trotz Distanz ganz nah

Bei einem persönlichen Gespräch erfolgt ein Großteil der Kommunikation über Körpersprache und Mimik. Man ist emotionaler und kann dadurch schneller fühlen und feststellen in welche Richtung die Stimmung geht.
Dies ist bei einem digitalen Meeting etwas schwieriger zu erfassen, da die Nähe zu der Gesprächsperson nicht da ist. Die Emotionalität die eine persönliche Begegnung ausmacht fehlt schlichtweg. Um auch dem Gespächspartner ein gutes Gefühl zu vermitteln, signalisiert durch eure Körpersprache und Aufmerksamkeit, dass ihr ihm zuhört. Finden die Meetings dann auch noch ohne Kamera statt, kommt man in eine normale Telefonsituation und hätte sonst automatisch eine emotionale Distanz.
Daher ein guter Tipp: Lächeln beim Sprechen –  auch wenn man euch eventuell gerade nicht sieht. Dadurch wirkt die Stimme sympathisch und freundlich.

Präsent bleiben und in die Augen schauen

Bei einem persönlichen Termin ist es relativ klar wie man sich verhält. Augenkontakt halten, ohne zu starren, ein offener Blick, der bekundet, dass man interessiert ist und dem Sprechenden die Aufmerksamkeit schenkt. Die gesamte Körpersprache ist eher entspannt aber dennoch „präsent“. 
Die digitalen Meetings haben in diesem Fall den Nachteil, dass man in der Regel nur den Oberkörper sieht und der Augenkontakt schwer zu halten ist. Trotzdem sollte man versuchen Haltung zu bewahren und in die Kamera schauen wenn man redet. Bei einem Meeting mit mehreren Personen ist es ganz wichtig NICHT dazwischenzureden. Viele Konferenz-Tools bieten die Möglichkeit sich zu „melden“ dann sehen alle das man was beitragen will. Um nicht in die Versuchung zu kommen sich „hinzufletzen“, ist es von Vorteil sich an einen normalen Tisch zu setzen und nicht auf das Sofa.

Angemessene Kleidung

Die Auswahl der richtigen Kleidung, bei einem persönlichen Kundentermin, wird so gewählt, dass es zum jeweiligen Anlass passt.
Bei digitalen Meetings sollte nicht nur beim Hintergrund auf ein gepflegtes Bild geachtet werden, sondern auch auf das eigene. Ein Homeoffice ist eben auch ein Office. Um ein wenig Normalität zu wahren, hilft es, auch im Homeoffice, den morgendlichen Rythmus weiter zu führen. Verabschieden sollte man sich von einem Schlabberlook. Natürlich darf es legerer sein als sonst, aber um wirklich effektiv zu arbeiten, hilft es sich in Alltagsklamotten zu kleiden, auch wenn man im Homeoffice ist.

Fazit

Wie wir sehen, gibt es in beiden Varianten bestimmte Verhaltens- bzw. Umgangsformen die ihre Vor- und auch Nachteile mit sich ziehen.

Eines kann man sich aber Merken: Egal ob bei einem persönlichen Gespräch oder einem digitalen Meeting, grundlegende Umgangsformen gehören einfach dazu!    



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